Cómo controlar eficazmente los márgenes y gastos de tu negocio

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Herramientas digitales mejoran gestión restaurante

Redacción | Barcelona

Fotografía: Marion Laurin .  (Lobos Meat and Tapas, Borough Londres)

Pilar García es la fundadora de Pendulo, una herramienta creada para reducir las tareas administrativas en un restaurante, a la vez que facilitar una visión clara de márgenes y gastos del negocio.

Tras realizar el Máster en Gestión Internacional de la Empresa del ICEX y trabajar en Sudáfrica y México en el sector agroalimentario, Pilar aterrizó en Londres en el año 2011. Trabajó en apoyo de diferentes grupos de restaurantes y, en la actualidad, se dedica plenamente al desarrollo de Pendulo y a realizar servicios de consultoría para restaurantes. Hablamos con ella de esta innovadora herramienta y de los cambios a los que se enfrenta nuestro sector.

 ¿En qué consiste esta aplicación? 

Es vital para restaurantes independientes y pequeños grupos de restaurantes el tener un control diario, semanal y mensual de todos sus gastos y fundamentalmente de su “prime cost” que incluye el coste de producto y de personal. Si quitamos la vista de encima de estos indicadores, la rentabilidad de nuestro restaurante se puede ver comprometida.

Pendulo realiza todos estos cálculos por ti, solo hay que introducir datos básicos de las facturas que se van recibiendo en el restaurante en las diferentes categorías y Pendulo te permite ver diariamente, semanal o mensualmente una pequeña cuenta de explotación en la que se pueden ver los márgenes obtenidos en comida, bebida, los porcentajes de gastos por proveedor y obtener informes de compras para poder renegociar acuerdos comerciales con ellos de una manera efectiva y sencilla.

También tiene otras funcionalidades como el cálculo del consumo medio por cliente.

Hay veces que en un restaurante tienes que esperar hasta final de mes o trimestre para saber como van los números, puesto que es entonces cuando el gestor o contable nos manda la información relevante, con Pendulo, lo puedes ver semanalmente y reaccionar rápidamente si algo va mal. Por ejemplo, se hace un cambio de carta y resulta que el nuevo mix de venta es menos rentable que el anterior, al poder ver el margen al cabo de una semana, podremos hacer las modificaciones en nuestro menú, para poder llegar al objetivo de rentabilidad presupuestado.

 

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¿Cuáles son las características diferenciadoras de esta herramienta?

Su sencillez y eficacia. La aplicación está diseñada para reducir las tareas administrativas en un restaurante a la vez que tenemos una idea muy clara de nuestros márgenes y nuestros gastos.

Hoy en día hay muchas herramientas en el sector, muchos sistemas de punto de venta y otros software te dan un nivel de detalle increíble. Lamentablemente, muchas veces, para que estos sistemas te proporcionen la información relevante hay que dedicarle muchísimo tiempo y esfuerzo y terminas siendo un esclavo del sistema.

Pendulo pretende, de la manera más eficiente, tener la información relevante para la toma de decisiones.

Y también su precio, puesto que se cobra por restaurante y no por número de usuarios. Tampoco hay gastos de instalación y los clientes disponen de un mes de prueba gratis para ver si se ajusta a sus necesidades.

 ¿Cómo surge la idea de crear Pendulo?

Gracias a mi experiencia en Brindisa en Londres he conocido muchas áreas de operaciones incluyendo recursos humanos, marketing y finanzas. En todo momento he trabajado con el equipo de cada restaurante para adaptarnos a las necesidades de cada uno de ellos.

En mi último puesto como Controller Financiero para Ceviche y Andina, ha sido parte esencial de mi trabajo el formar a chefs y gerentes para entender que puedes ser el mejor cocinero o dar el mejor servicio del mundo, pero también hay que ser rentable.

En cada una de mis sesiones formativas llegaba con mi ordenador y mis Excels y mi equipo, me miraba diciendo…”¡Odio Excel!”, entonces me di cuenta que todos tenían el ultimo smartphone del mercado.

Así pensé en desarrollar una herramienta que tuviera la simplicidad de un Excel y que permita a gerentes y chefs saber cuáles son sus márgenes de una manera sencilla sin tener que tener grandes conocimientos financieros. Y esta vez, la herramienta la pueden utilizar en sus teléfonos, nada de Excel.

“En mi opinión crear esta concienciación en el equipo que lidera el restaurante y hacerlos responsables de que salga adelante es clave para el éxito”

¿Dónde situaría los elementos clave para hacer de un restaurante, bar o cafetería un negocio de éxito?

Un buen concepto y una buena localización ayudan. Aun así, una buena comida y un buen servicio son los pilares del éxito de todos los restaurantes, sin ellos, es muy difícil conseguir que el restaurante tenga éxito.

Cuando digo esto, la gente me pregunta si no creo que las finanzas es lo mas importante, pero yo creo que los restaurantes viven de la pasión por la comida y el servicio.

“Las finanzas son como la salud del cuerpo humano, hay que cuidarlas para poder disfrutar de la hostelería, que es un sector fascinante”

¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrenta nuestro sector, en el día a día, actualmente?

Incremento de precios de alquiler, grandes grupos hosteleros con mayores ventas y menores márgenes hacen que aumente la competitividad en el sector y que, en ocasiones, los restaurantes independientes sufran.

¿Qué carencias o necesidades más acuciantes destacaría? ¿de qué modo pueden ayudar herramientas con Pendulo?

Yo creo que hace falta formación, muchos de mis chefs me agradecen el “ver la luz” porque entienden mucho mejor la importancia del mix de ventas, de la ingeniería de menú, del cálculo de escandallos y de márgenes, realización de inventarios, etc.

Muchos son excelentes cocineros, pero si abrieran un restaurante sin esa formación cerrarían en menos de dos años.

Pendulo es una herramienta tan fácil de utilizar que no hace falta tener grandes conocimientos financieros para poder utilizarla.

¿Qué aspectos suelen ser objeto de una mayor preocupación o consulta por parte de sus clientes?

Muchos clientes cuando abren un restaurante tienen la gran preocupación de alcanzar las ventas presupuestadas. Hay métodos para hacer esto como la venta cruzada, up-selling , organización de eventos en el local, ampliar el horario comercial, etc.

Una vez que aumentan las ventas, la preocupación pasa a ser la gestión de costes. Cuando las ventas van bien, en ocasiones los dueños tardan en darse cuenta de que sale más dinero del que entra y hay que aumentar el beneficio con una buena gestión de márgenes y costes.

También recibo muchas consultas sobre la ingeniería de menú, cálculo de escandallos y como hacer que tu menú sea rentable sin comprometer la calidad y la oferta al cliente final.

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