Existe todo un ecosistema digital y tecnológico al servicio de cafeterías, bares y restaurantes. Esta realidad es reciente y ha sido más que bien recibida por los y las profesionales del sector.
Porque llegado el momento de reinventarse para competir mejor y responder a las expectativas de la clientela, aliarse con soluciones tecnológicas a la altura no es una opción, sino una necesidad.
Personalización, accesibilidad y sencillez
El sector de la restauración necesitaba de soluciones a su medida para poder dar el paso definitivo a la digitalización. Las peculiaridades de los proyectos de restauración distan mucho de las de otras empresas o servicios, por lo que históricamente encontraban serias dificultades para encajar en respuestas tecnológicas estandarizadas.
Afortunadamente, el mercado ofrece hoy múltiples alternativas, algunas sobresalientes, que ofrecen una solución totalmente personalizada. Muchas de estas herramientas tecnológicas enmarcadas en el denominado Foodtech, han sido de hecho diseñadas por los propios hosteleros y restauradores. Han sido ellos quienes han sabido dar la receta perfecta para acabar con los problemas de organización, reservas, comandas, etc. Estas son cuatro de ellas:
1. Yurest: ofrece una aplicación distinta para cada tarea específica del sector y todas ellas centralizadas en una sola plataforma. Gestión de compras, control de stock, escandallo (cálculo del coste real de cada plato), cuadrantes de turnos de personal… Yurest permite acometer un control integral del todo el operativo y de la experiencia del cliente de principio a fin. Y, además, automatizar dichas fases, desde los pedidos a proveedores al inventario de las existencias.
2. CoverManager: la gestión de reservas ya no es un problema gracias a esta solución, ampliamente adquirida en el sector. Gracias a esta herramienta, se pueden centralizar las reservas de mesas y acabar eficaces con el no-shows (clientes que reservan y no se presentan) mediante sistemas de fianza o confirmación automatizada.
3. Kitking: mejora el sistema de reservas con filosofía de cero comisiones gracias a un motor de reservas directo para la web del restaurante y un organizador visual de la sala. De hecho, funciona bajo una tarifa plana muy reducida o incluso planes gratuitos. Y es que, cuando es el propio hostelero quien diseña el software, prioriza no solo la accesibilidad, sino la rentabilidad.
4. TspoonLab: uno de los softwares de gestión de cocina más potentes y consolidados del mercado FoodTech español, una herramienta avanzada concebida específicamente para el entorno culinario profesional con el fin de ayudar a chefs, directores de operaciones y jefes de cocina a digitalizar el operativo diario. De hecho, es uno de los programas que mejor gestiona la complejidad de los escandallos.
La gestión milimétrica de mermas, por ejemplo, al calcular el peso bruto y el peso neto de los alimentos y su coste real tras el procesado e incluso tras las mermas de cocción, la automatización de las normativas alimentarias para la gestión de alérgenos en cada una de las recetas o el control de compras de la materia prima hacen de estas soluciones aliadas imprescindibles de los proyectos de restauración, y no damos de las cadenas de restaurantes, franquicias, caterings o cocinas centrales con varios puntos de venta.
Cuando la analítica se cuela en la cocina y en la sala: del escandallo a las reservas
El escandallo, es decir, calcular el coste exacto de la materia prima necesaria para elaborar un plato y determinar así su precio apropiado de venta para garantizar su rentabilidad, se hacía hasta hace poco a mano o en hojas de Excel. Hoy en día, los softwares de gestión hostelera automatizan este proceso, corazón financiero de un negocio del sector, conectando la cocina con el almacén y el proceso de facturación gracias a la tecnología y al cálculo analítico.
Y es que, los softwares de gestión hostelera eliminan el trabajo manual mediante sistemas que permiten desde la digitalización de las facturas a la creación de fichas técnicas, las denominadas recetas digitales (el software se introduce la receta en cantidades exactas, porcentaje de merma estándar de cada producto…), y la vinculación con el TPV o venta en sala.
¿Las ventajas de este grado de automatización? Trazabilidad del margen de beneficio en tiempo real, del inventario y de la popularidad de los platos en función de su demanda y rentabilidad.
Las reservas fantasma y las cancelaciones de última hora representan una pérdida de hasta el 15 % de la facturación semanal.
Sin embargo, y porque las soluciones reales van más allá del escandallo, muchas de las herramientas utilizadas aglutinan otras soluciones centradas en el servicio en sala. Por ejemplo, gestionan las reservas en tiempo real para amortiguar el varapalo que suponen las cancelaciones de última hora o las reservas fantasma.
Por ejemplo, cada vez son más empleados los motores de reserva con pasarela de pago obligatorio, como ocurre en las reservas de hoteles u otro tipo de alojamientos. Así, para reservar la mesa, el cliente debe introducir los datos de su tarjeta de crédito. No se cobra nada inicialmente, pero si se cancela fuera de plazo, el sistema le carga automáticamente una penalización.
También resultan muy útiles los sistemas automáticos de reconfirmación (vía SMS, WhatsApp, Mail…), pues el olvido es una de las causas principales de las cancelaciones de última hora, y las listas de espera inteligentes, gracias a las cuales los restaurantes informan de las mesas liberadas a última hora mediante una alerta o notificación personalizada.
Para Rafel Tugues, CEO, CTO y fundador de tSpoonLab, “el futuro (de la digitalización y competitividad del sector) está en que obtener datos le suponga cada vez menos esfuerzo al restaurador”, tal y como indicaba en una conversación reciente con BDI.
