Si perteneces al sector de la hostelería, es normal estar preocupado: vivimos un período de mucha incertidumbre y la situación varía cada semana. Sin embargo, hay que seguir luchando y existen muchas formas de mejorar la rentabilidad de tu restaurante para mantenerlo a flote o minimizar las posibles pérdidas.

La única ventaja que tenemos después del confinamiento es que tenemos mucha información sobre las preferencias de nuestros clientes, nuestros costes fijos, nuestras “horas calientes”, qué se vende más y a qué nos cuesta darle salida… Y es hora de utilizar esa información.

Hoy quiero presentaros seis acciones claves dentro de una fórmula que funciona. ¡Vamos a ello! Aunque en nuestra guía podéis ver paso a paso, en detalle y con ejemplos reales como hacerlo.

1. Calcular el punto de Equilibrio

En términos de contabilidad de costes, el punto de equilibro es aquel punto de actividad (volumen de ventas) donde los ingresos totales son iguales a los costes totales; es decir, el punto de actividad donde no existe beneficio ni pérdida.

Si no calculamos nuestro punto de equilibrio nos puede ocurrir que nos demos cuenta de que nos habría salido más rentable mantener el equipo cerrado y su equipo en ERTE en lugar de mantenerlo abierto, produciendo unas pérdidas mayores.

Hay restaurantes que, en este caso, observaron rápidamente que no llegarían al punto de equilibrio en ventas y decidieron cerrar sus puertas y hacer un contrato temporal en otros locales o terrazas en los que podrían utilizar sus conocimientos, equipos y personal.

Conocer nuestra estructura financiera sigue teniendo, por lo tanto, un rol fundamental en nuestro negocio. Sin embargo, muchos de nuestros ratios van a cambiar forzosamente para poder alcanzar beneficio. Nuestra estructura financiera va a cambiar y tenemos que ajustar nuestros costes para seguir manteniendo el negocio. En esta ocasión, como en tantas otras, la ADAPTACIÓN ES CLAVE.

¿Qué hacer entonces? Calcula el Punto de Equilibrio por mes, por semana, por día y por turno para poder decidir cuándo te interesa tener tus puertas abiertas. Luego tomaremos otras acciones para reducir nuestros ratios, pero lo primero es ajustarnos a nuestro nuevo nivel de ventas.

EL PUNTO DE EQUILIBRIO nos da un objetivo mínimo de ventas, pero tenemos que hacer un SEGUIMIENTO SEMANAL en incluso DIARIO para poder saber dónde estamos y cómo adaptarnos

2. Reducir el coste de personal

Vamos a identificar el personal que verdaderamente nos hace falta. Para ello, lo primero que vamos a calcular son nuestras “horas calientes” u “horas punta”.

Lo primero que tendremos que hacer es descargar de nuestro Sistema EPOS (Sistema Punto de Ventas), las ventas que hemos realizado por hora y día de la semana. Después lo organizaremos de manera que podamos ver la información para que nos sirva para la toma de decisiones.

Aquí vemos las ventas de una manera ordenada por días de la semana y hora en términos absolutos y en porcentaje.

De aquí podemos extraer muchas conclusiones. Por ejemplo, el sábado de 9 a 10 de la noche se producen el 4.27% de las ventas semanales. Esta sería, sin duda, una de nuestras horas calientes.

Por último en base al volumen de venta por hora y el punto de equilibrio del restaurante por día y turno, decidimos reducir el horario del restaurante de martes a domingo para cenas y solo de sábado a domingo para comer. Para poder saber qué turnos debemos mantener abiertos o cerrados es importante conocer también nuestro coste de personal asalariado y por horas.

3. Cambios en carta

Siempre pienso que el menú es el corazón de todo lo que se hace en el restaurante y gracias a las ventas que éste genera, podremos hacer frente a nuestros gastos. También suelo decir que la ingeniería de menú comienza con los escandallos, pero lo cierto es que antes de eso, tenemos que haber pensado en el concepto y las fichas técnicas de cada plato.

Una vez que tengamos todos los escandallos, podemos analizar nuestra carta para ver cuáles son los productos que generan más ventas, pero también cuáles son lo más rentables. Aplicando la ley de Pareto, que nos dice que el 80% de las ventas vienen del 20% de los productos, esos son los que debemos mantener.

Es importante cambiar la carta de una manera inteligente, tratar de dejar en carta aquellos que tienen una mayor rentabilidad (para eso tenemos los escandallos) y los más populares y que generan mayores ventas (que podremos obtener del POS, nuestros sistemas de punto de venta).

4. Reducir el coste de producto

En muchas ocasiones, si reducimos la amplitud de nuestro menú, esto nos puede permitir disminuir el número de ingredientes; así podremos concentrar el número de proveedores con los que tratamos y tener mayor margen de negociación con ellos. Además el hecho de reducir el menú va a hacer que se mejore la estandarización de operaciones y, en general, suele disminuir el desperdicio.

Además, hay otra cosa importante que podemos hacer, como, por ejemplo, minimizar las diferencias entre nuestro beneficio teórico y el real.

Si tenemos una reducción de los platos, de los ingredientes que adquirimos y de los proveedores con los que lidiamos, y, además, tenemos control sobre precios y facturas, mejoraremos seguro el coste de producto.

Pero, recuerda, para que todo esto funcione, es necesario hacer un seguimiento continuo. Nada de esto sirve si no haces seguimiento, porque lo que no se mide no se puede mejorar.

5. Busca nuevas vías de ingreso

Para esto tenemos varias vías de ingreso:

• En primer lugar, fomenta, incentiva, promociona y grita a los cuatro vientos sobre tu servicio de recogida en tienda, recuerda, nadie más se lleva comisiones.
• Si lo ves claro, lánzate al delivery (servicio de comidas a domicilio). Pero, recuerda, haz las cuentas primero, puede que termines trabajando para ellos y no te generen beneficios …
• Ten en cuenta que los servicios a domicilio suelen cobrar elevadas comisiones y, además, es posible que nuestro menú no esté “pensado para viajar”. Si este es tu caso, puede resultar más interesante operar bajo una nueva marca en la que tengamos un menú diferente, con mayor rentabilidad y creado para un buen transporte.
• Ofrece Master Classes o Servicios Selectos a grupos reducidos, experiencias que te permitan cobrar más y aumentar el consumo medio por comensal.
• Pon en marcha acuerdos de colaboración con locales con buena localización que no operen las 24 horas.

6. Reacciona

Recuerda constantemente este proceso: ¿Dónde? ¿A dónde? ¿Cómo?:

• DÓNDE ESTAMOS por día de la semana y al final de la semana, por cada proveedor y categoría (comida y bebida)
• DÓNDE ESTAMOS por día de la semana y al final de la semana en coste de producto y rentabilidad o margen, inventarios y compras.
• DÓNDE ESTAMOS por día de la semana y al final de la semana, en coste de personal.

Recuerda que debes hacer seguimiento de tu coste de producto y el de personal, puesto que suponen la mayor parte de los costes en los que puedes tener un impacto positivo.

Si mejoras tu coste de producto al mejorar la carta o tu coste de personal al ajustarlo mejor a las ventas, el impacto al final del año puede ser muy grande.

Imagina que pudieras mejorar tu rentabilidad en un 5% semanal, calcula un 5% de tus ventas anuales, al final ese tanto más puede estar en tu bolsillo, no perdido

Consejos para el proceso

Realizar estos seis pasos puede resultar complicado pero, sin duda, será útil. ¡Piensa en el 5%!. Para llevar a cabo el proceso, te dejamos algunos consejos muy concretos:

• Equivócate rápido.
• Si algo funciona, repite. Si algo no funciona, hazlo de forma diferente,
• Si te bloqueas, busca ayuda.

Si quieres saber paso a paso como llevar a cabo estas claves que FUNCIONAN, te dejamos toda la información en este enlace.

Pilar García. Consultora y formadora de restaurantes, fundadora de Pendulo.