Gestor de reservas telefónico: un aliado para no perder clientes

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Redacción/Barcelona

“En ocasiones estamos desbordados y no llegamos a tiempo”, “Los clientes llaman a la vez y el teléfono comunica”… suelen ser situaciones habituales en “horas punta” de un servicio en hostelería.  Como indica Ramón Dios en este artículo “Si hay un pilar fundamental en nuestro negocio de restauración (y en cualquier negocio de los que llamamos de cara al público, en realidad) es la atención al cliente“.  En este sentido, la implementación de herramientas tecnológicas puede suponer una respuesta adecuada para dar al cliente  la mejor versión de nuestro establecimiento, sobre todo cuando se trata de un punto crítico, como es la gestión de reservas.

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 Joan Salvatella  y Fede Buldin son los creadores de Bookline, gestor de reservas telefónico cuyo elemento diferencial, como nos relatan en esta entrevista, es  que “realiza las reservas del cliente, las guarda en tu libro de reservas y, si llaman para cualquier otra cosa, pasa la llamada al restaurante inmediatamente”. Utiliza la inteligencia artificial -remarcan sus creadores-para hablar con tus clientes en lenguaje natural tal y como lo harías tú consultando en tiempo real el estado de tu agenda.

¿Cómo surge la iniciativa?

Los fundadores de Bookline no somos muy habilidosos para la cocina por lo que casi siempre estamos comiendo en restaurantes. El problema con el que teníamos que lidiar constantemente era que cuando llamábamos a un restaurante por la tarde no había nadie para contestar y si llamábamos cuando el restaurante estaba ya abierto, no nos podían contestar porque estaban ocupados.

Al comentarlo con varios propietarios de restaurantes nos dimos cuenta que el problema con la gestión de llamadas no acababa ahí. Lo que más nos decían era: “Durante el servicio estamos desbordados y no llegamos a tiempo”, “Los clientes llaman a la vez y el teléfono comunica”, “Llego al restaurante y tengo llamadas perdidas” o incluso “Tengo que redirigir el teléfono al mío personal para no perder reservas”.

Y fue así como decidimos dejar atrás los proyectos de Inteligencia Artificial para empresas del Ibex35 y empezar la aventura de Bookline.

¿Cómo puede ayudar esta herramienta a la labor diaria en un restaurante o bar?

Bookline es un asistente virtual (como Alexa o Siri) que te permite atender las llamadas de teléfono del restaurante cuando no hay nadie disponible. Es capaz de tomar nota de los detalles de reserva de los clientes que llaman, comprobar en el libro electrónico si hay disponibilidad y, si el cliente confirma, registrarla automáticamente. Por otro lado, en caso de que llamen para cualquier otra cosa, la llamada se pasa al restaurante.

¿Ha sido testado en establecimientos?  

Bookline empezó en 2018 con el Pan&Oli, un restaurante de Sants (Barcelona), que fue el primero en darnos la oportunidad de atender a sus clientes por teléfono. Actualmente, estamos haciendo pruebas con más de 20 restaurantes que quieren incorporar Bookline a su plantilla.

¿Cómo han sido los resultados obtenidos?

 Bookline está gestionando más de 100 reservas al mes y nuestros restaurantes están encantados porque les permite centrarse en sus clientes y en otras tareas de mayor valor añadido. Hay clientes que se sorprenden cuando les responde Bookline e incluso algunos se piensan que es un contestador… pero una vez les responde aprenden a interactuar con él sin problema.

¿Qué elementos diferenciales distinguen a Bookline respecto a otras herramientas similares?

Existen algunas empresas que ofrecen herramientas similares a medida pero su tecnología de entendimiento es limitada y requieren de grandes inversiones. En Bookline solo pagas por lo que usas y no requiere hacer ningún tipo de inversión por adelantado.

 

 

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