Crecer es uno de los grandes objetivos de cualquier negocio, pero también uno de sus principales retos. En hostelería, escalar un proyecto no significa únicamente abrir más locales, sino construir una estructura capaz de funcionar sin depender constantemente del propietario. Procesos claros, formación, tecnología y liderazgo se convierten así en herramientas fundamentales para transformar un negocio en un modelo realmente escalable.
Miguel Sacristán (Mapal OS) y Giancarlo Testani (Goiko) tratan el tema en una mesa redonda celebrada en el último Sapiens On Road celebrado en A Coruña.
Los tres pilares de un negocio escalable
Para Testani, escalar un negocio pasa por construir una estructura sólida capaz de funcionar más allá de la figura del propietario. Para ello, señala tres pilares fundamentales: procesos claros, formación y liderazgo.
El primero consiste en documentar todos los procedimientos del negocio, como si de como una gran Biblia o un libro donde todos los procesos estén bien estipulados se tratará. “Es agarrar el cerebro del fundador y ponerlo por escrito”, explica. De esta forma, cada trabajador sabe exactamente qué hacer en cada momento y el funcionamiento deja de depender únicamente de la supervisión constante del dueño.
La formación también es un punto clave. Darle esa posibilidad de escalar dentro de la estructura a nuestros empleados mediante una formación dada desde dentro.
Por último, igual que se forman a los trabajadores también hay que formar al líder, hay que “desarrollar ese manager que va a sustituir al dueño”, afirma Testani.
Digitalizar los procesos
La tecnología no sustituye al equipo, pero facilita que los procesos funcionen. Sacristán mencionaba el concepto de plataforma única, donde todos los procesos se encuentren en un mismo dispositivo y así el empleado no tiene que estar conectándose a aplicativos diferentes para gestionar cada aspecto. “Hay que hacer que sea un sistema fácilmente accesible, por ejemplo, que se adapte a todo tipo de pantalla”, afirma.
Otra de las ventajas es la posibilidad de crear itinerarios de onboarding que combinen distintos formatos, desde formaciones obligatorias sobre higiene alimentaria o alérgenos hasta reuniones presenciales y sesiones centradas en valores, cultura corporativa o desarrollo profesional. Esto facilita tanto la integración del trabajador como el seguimiento de su evolución dentro de la empresa.
La tecnología también permite estructurar planes de carrera más definidos, ayudando a los empleados a identificar qué competencias necesitan desarrollar para acceder a nuevos puestos dentro de la organización. “Podemos etiquetar que competencias se necesitan y un empleado que esté interesado en una posición de crecimiento profesional podrá marcarla y la propia aplicación le dirá que módulos formativos le van a ayudar en su cumplimiento a desarrollar esas competencias”, explica Sacristán.
Además, la comunicación interna se convierte en otro de los elementos clave. “Imaginaros disponer de un WhatsApp corporativo, pero sin números de teléfono, solo personas”, señala Sacristán, destacando la importancia de contar con herramientas que faciliten la conexión y coordinación entre equipos.
Delegar sin perder el control
La clave del dueño de un negocio no está en supervisarlo todo constantemente, sino en crear sistemas que permitan actuar sin depender continuamente de él. En ese sentido, Testani pone como ejemplo los checklists electrónicos, herramientas que ayudan a estandarizar procesos y facilitar la toma de decisiones en el día a día.
De esta forma, tareas rutinarias como controlar la temperatura de las neveras dejan de depender de la supervisión directa del propietario. Si el sistema detecta que algún parámetro está fuera de los límites establecidos, genera automáticamente una alerta y propone una serie de recomendaciones para solucionar el problema. Esto permite que el empleado pueda actuar de forma autónoma sin necesidad de recurrir constantemente al dueño del negocio.
Lo importante es no dar espacio a la improvisación. “Si lo dejamos improvisar entra el caos. Entonces si nosotros lo ayudamos a tener ese tipo de planes, nosotros estamos ganando y evitamos la llamada”, afirma Testani.
Los datos como herramienta de decisión
Además, de los procesos y la digitalización, los datos se han convertido en otra herramienta fundamental para la toma de decisiones. “Sabemos que vivimos en la era el dato, lo que no se puede medir prácticamente no existe o por lo menos no te va a ayudar en tu toma de decisiones”, afirma Sacristán.
Sin embargo, ningún sistema funciona sin escuchar a quienes están en la primera línea. Para Testani, la mejora continua también depende de la capacidad de adaptar los procesos a la realidad diaria del equipo. “Tienes que escuchar a esa primera línea porque quizá el proceso que generamos no es el adecuado”, señala.
Así, la escalabilidad de un negocio no depende únicamente de la tecnología o de la automatización, sino también de construir estructuras capaces de combinar datos, organización y comunicación interna. Solo así el propietario deja de ser imprescindible en la operativa diaria, aunque siga siendo clave en la dirección y evolución del negocio.
