En la era del dato, lo importante no es tenerlo, sino saber qué hacer con él. Y en la restauración —donde el margen depende a menudo de decisiones tomadas en cuestión de minutos—, la diferencia entre un negocio rentable y uno al borde del colapso puede estar en una tabla de Excel, en cuadro de mando… o en cómo se interpreta. El dato no es una cifra, es el camino más rápido para llegar a las buenas decisiones.
Durante la última parada de Sapiens On Road en Valencia, celebrada en el marco de la décima edición de Feria Gastrónoma, Elena Carrascosa moderó una conversación muy reveladora entre Víctor M. Soto, CEO de Restoo, y Alejandro del Toro, chef y propietario del restaurante Albacora. Ambos coincidieron en una idea simple pero poderosa: el dato por sí solo no sirve; lo que transforma un restaurante son las decisiones que nacen de él.
Del miedo al dato al poder de decidir
“Lo primero que hay que tener en cuenta es que no se le puede tener miedo al dato”, advirtió Víctor Soto. En un sector donde la intuición y la experiencia han sido históricamente brújulas fiables, hablar de centralización de datos, analítica y previsión todavía genera vértigo. Pero, como recordó el CEO de Restoo, los datos ya están ahí: “Los almacenamos de muchas fuentes: reservas, TPV, analítica web, hojas de Excel. Lo importante es organizarlos y estructurarlos para sacarles partido”.
Ese partido puede medirse en rentabilidad. Un ejemplo: detectar una reserva solapada —cuando un mismo cliente reserva en varios restaurantes el mismo día— permite evitar un no-show que, según el propio Soto, “puede restar hasta un 12% del margen de un restaurante”. En Restoo, esta información se convierte en una acción concreta: llamar al cliente, verificar la reserva o pedir una tarjeta de crédito como fianza. “Cada no-show que evitamos es una mesa ocupada y una merma menos”.
Eficiencia invisible: cómo los datos ordenan la sala
Alejandro del Toro lleva años aplicando este enfoque en Albacora, su restaurante en Valencia. Para él, la clave está en hacer que la tecnología sea aliada del equipo: “Nuestros trabajadores no necesitan toda la información, sino el dato concreto: esa reserva, esa hora, esa alergia, ese gusto”. En su sala, cada camarero trabaja con una tablet donde puede ver las preferencias del cliente, la temperatura del vino que le gusta o la mesa que suele elegir. “Hoy en día hay muchas alergias y es peligroso. Reducimos el fallo humano y, además, humanizamos el servicio conociendo al cliente”, explica.
Ese conocimiento se concentra en una herramienta que Restoo denomina briefing: un resumen de todos los clientes que van a acudir al servicio, con su histórico de visitas, preferencias e incluso detalles personales. “Hoy viene con el perro, hoy con los compañeros de regata”, ejemplifica Soto. “Eso lo aprendemos escuchando a los restaurantes. Ellos nos enseñan lo que necesitan y crecemos juntos”.
Más allá de la personalización, los datos sirven también para optimizar la operativa y reducir el estrés del equipo. “Nos ha pasado con mucha gente —contó Soto— que monta mesas de dos cuando el 80% de las reservas del último mes eran de cuatro. Solo mirando ese dato puedes montar mejor la sala, ganar tiempo y mejorar la experiencia del cliente. No es intuición, es información útil”.
Esa sencillez es parte del secreto. “El dato no te puede marear; tiene que ser sota, caballo y rey”, resume Soto. La tecnología debe facilitar la gestión, no complicarla. Y la digitalización, añade Del Toro, debe sentirse natural: “Con solo cambiar el libro de reservas en papel por uno digital, ya se nota la diferencia. Dejas de volverte loco”.
Prever, anticipar y reducir mermas
La conversación también abordó otro desafío clásico: las mermas. Un dato que expuso Elena Carrascosa es revelador: por cada euro invertido en reducir el desperdicio alimentario, un restaurante puede ahorrar siete.
La conexión entre datos de reservas, meteorología y eventos locales ya permite ajustar compras y producción con precisión quirúrgica. “Si tengo un 90% de probabilidad de lluvia y reservas en terraza, ya puedo avisar al cliente o reorganizar el servicio interior”, explicó Soto.
La inteligencia artificial será la próxima aliada para prever la demanda. Aunque, como matizó, “no es fácil prever lo que voy a vender solo en base a lo vendido; hay factores externos como huelgas, fútbol o el clima. Pero cada vez afinaremos más”.
Conocer al cliente no es solo un gesto de hospitalidad: es una inversión rentable. “Los estudios indican que personalizar la oferta gastronómica puede incrementar un 15% la rentabilidad”, recordó Carrascosa durante el diálogo.
En Albacora, ese análisis se traduce en decisiones sobre la carta. “Analizamos el ticket medio de cada cliente después de cada servicio. Si vemos que el cliente solo consume un plato, adaptamos la oferta. A veces hay que redirigir el modelo para que el negocio siga siendo viable”, explica Del Toro.
Del dato a la acción
Al cerrar la sesión, la conclusión fue unánime: el dato solo sirve si se traduce en acción. No basta con medir; hay que interpretar y decidir. “Pensar, analizar y después actuar para ser mucho más eficientes”, resumió Víctor Soto.
Y quizá el mejor consejo para quienes aún no han dado el salto digital lo dio Alejandro del Toro: “Empieza por algo sencillo: cambia tu libro de reservas por uno online. Verás la diferencia en treinta días”.
Claves que deja Sapiens On Road Valencia
- Centraliza los datos de reservas, TPV y analítica web: el valor está en la integración.
- No temas al dato: analízalo y tradúcelo en decisiones concretas.
- Usa la tecnología para humanizar el servicio, no para despersonalizarlo.
- Revisa patrones de reservas para mejorar la rotación de mesas.
- Conecta tus previsiones con el clima y eventos para reducir mermas.
- Y, sobre todo, recuerda que el dato es el mapa, pero la decisión es el viaje.
