¿Humo o gestión? Elige bien tu software de gestión

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Para algunos quizás pueda ser repetitivo que le vuelvan a hablar de gestión de un negocio, no tanto de humo, que de esto se sabe todo, al menos es lo que creemos según acudimos a Wikipedia. ¡Pero no!, hay más humo del que imaginamos en todos los ámbitos de la vida. Centrándonos en lo estrictamente empresarial, hay tanto “humo” como disgustos, y sobre todo «nos cuesta muchos pavos» -como suele decir un amigo mío de Madrid-. Por ir centrado el asunto, en verdad que de gestión de un negocio se ha escrito mucho. Otra cosa es aplicar efectivamente las pautas, indicaciones o recomendaciones conocidas y bien documentadas de escuelas de negocios o de escuelas de hostelería. Con la motivación de ponerse a gestionar no basta. Hay que invertir, que no gastar. Además, hay que invertir bien una vez y ser conscientes de las limitaciones, de la disponibilidad y de los medios que dispone el negocio. Yo diría que para llevar a buen puerto una gestión efectiva del negocio hay que ponerse pequeñas metas que conducirán con total seguridad a pequeños éxitos. Poniéndose grandes metas obtendremos magníficos fracasos.

¿Qué es gestión?

Si nos ceñimos al ámbito empresarial, y de forma muy resumida, la gestión es una actividad con un objetivo de mejora de la productividad y la competitividad de la empresa. Requiere de procesos administrativos y pautas de control para conseguir tomar decisiones que mejoren la calidad de la actividad y la rentabilidad para la empresa. Aterrizando en la pequeña restauración, a día de hoy, ya es una realidad el cambio de rol de hostelero por el de empresario. Queda mucho por hacer, pero era necesario que el sector diese un paso hacia la gestión del negocio desde el punto de vista empresarial, una vez demostrado que de hostelero ya se sabe y mucho. El hostelero debe formarse en gestión de empresa, dotarse de herramientas de software específicas para la toma de decisiones, controlar sus existencias, mermas y costes. Debe conocer los márgenes de explotación, cada día más ajustados y seguir de cerca las tendencias de mercado, la competencia, y por supuesto, estar muy atento al cliente que cada día es más exigente…

¿Qué es Humo?

Hay que sincerarse con uno mismo. Reconocer las limitaciones y sobre todo fijarse un objetivo realista: ¿qué me gustaría saber? Y una primera pequeña meta: ¿qué necesito saber ya? Si has leído hasta aquí, te felicito, has aguantado el “tocho consultor” y casi seguro estarás de acuerdo en todo o casi todo. Ahora es cuando, motivado, te pones frente a la ventana de tu navegador y te pones a buscar una herramienta de software específica que te ayude a responder a las dos preguntas anteriores.

¿Vamos a gastar o a invertir bien?

No te dejes llevar por lo que te cuenten y mucho menos por lo que te puedas imaginar. Pregunta, comprueba, compara. Sobre todo aplica la lógica y no te compres el TPV o sistema POS más maravilloso que te pongan por delante. No hay fórmulas mágicas. La gestión de un negocio requiere tiempo de gestión administrativa, ¿lo tienes?, ¿no?, pues no inviertas pensando que ese aparato te va a hacer el trabajo. Contrata un asesor externo o contrata personal administrativo con algo de experiencia o con un plan de formación.

[pullquote]Mucha información a discreción, sin criterio, no nos garantiza que nos sirva para tomar decisiones y menos para garantizar que éstas sean las correctas.[/pullquote]

Un TPV o sistema POS es básico para llevar un buen control de la venta. Invierte en un TPV o sistema POS dado que te permitirá cumplir fácilmente con los requisitos y obligaciones fiscales, te facilitará enormemente la tarea de los cuadres de caja, control de personal y a día de hoy, te ofrecerá mucha información estadística de venta sin mayor esfuerzo. Genial, ¿verdad? Pues hasta aquí no estamos gestionando. Tan solo estamos mecanizando lo que hasta ahora se hacía manualmente pero con mayor facilidad y eficacia, y sobre todo con la obtención de muchos datos, quizás demasiados, si no nos sirven para responder a nuestros objetivos y metas. Mucha información a discreción, sin criterio, no nos garantiza que nos sirva para tomar decisiones y menos para garantizar que éstas sean las correctas.

Los cuatro pilares de la gestión de producción: Compras, Costes, Stocks & Ventas

La gestión básica de un negocio de restauración, en lo concerniente a producción, pasaría por obtener resultados de la mecanización de los tres procesos clave: Compras, Costes y Stocks, además de la ya mencionada gestión de la Venta. A esto se le pueden añadir multitud de procesos de control: personal, horarios, tesorería, contabilidad, etc., pero hoy cerraré este artículo con lo que yo considero el corazón de la producción. Cruzar el resultado de las ventas con los movimientos de compras, costes y stocks, nos permitirá llevar una gestión de verdad. Todo lo demás es valor añadido y afrontable una vez tenemos estos cuatro pilares bien resueltos.

No vale cualquier producto

Software de gestión que resuelva bien y de forma efectiva la gestión en esos cuatro puntos, por increíble que parezca, hay muy pocos. No son productos eficientes para el sector, aquellos que bajo el mismo interfaz, pueden instalarse en tu negocio de restauración y en la tienda de ropa que tienes justo al lado de tu local.

Descarta soluciones que no sean específicas del sector, si no, tendrás que sortear multitud de prestaciones que no te van a servir para nada y que harán que la curva de formación y adaptación sea más alta. Si a un plato o a un ingrediente le llaman artículos, sinceramente, ya estás perdiendo el tiempo. Es posible que el producto sea de peluquerías y con cierta adaptación para que te sientas más o menos cómodo. Tu negocio no necesita una aplicación que te diga cuantos “refrescos” te quedan en el botellero durante la venta. Eso es fundamental en una farmacia. Si te quedas sin un tipo de refresco en un turno, no necesitas un software que te lo diga, necesitas revisar tu relación con tu proveedor, con el responsable de compras, o con el responsable de bodega. Una buena gestión de compras no requiere de stocks on-line salvo los casos concretos, tipo cocina de mercado, menús de mediodía o promociones. En estos casos sí que interesa y puede suponer una ventaja enorme.

Mírate muy bien cómo se resuelve la gestión de costes mediante la ficha técnica de un plato: el escandallo. Parte de la necesidad de que debes, al menos, tener dos tipos de fichas: la receta (que va asociada al plato que se come el cliente) y la elaboración (que va asociada a preparaciones o bases de cocina con las que se elaboran otras elaboraciones o recetas). Analiza lo que te supone un cambio de proveedor y por consiguiente, de varios productos (materia prima) a efectos de actualizar todos los escandallos relacionados. Eso, bien resuelto, te debe suponer cero esfuerzo, es decir, ningún trabajo.

Y por último, es vital que puedas incluir inventarios a fecha, es decir, hoy mismo mandas hacer un inventario de la bodega pero la introducción de los valores es posible que la hagas dentro de unos días (porque por ejemplo tienes al o a la responsable de administración de vacaciones). Una aplicación pensada para tu negocio, deberá contemplar el recálculo de los movimientos a fecha de inventario, independientemente de cuándo se hayan introducido los valores. Así sí tendrás una solución pensada para ti. Estarás gestionando una parte muy importante de tu negocio, conocerás qué compras, a quién y en qué condiciones. Qué almacenas, qué te cuesta el stock que tienes parado, las desviaciones. Optimiza, negocia mejor los plazos de entrega y las cantidades. Conocerás el coste de tus platos, la merma, el beneficio. Ajusta cantidades, precios o cambia de procedimiento de trabajo, mejora las elaboraciones y ajusta las cantidades elaboradas conociendo los desperdicios, roturas, etc.

Por supuesto que hay mucho más que podría mencionar, pero con estos ejemplos solo pretendo que se tome conciencia de que es necesario invertir en herramientas adecuadas, invertir en una buena formación y sobre todo tener claro los objetivos y metas perseguidos.

No salgas a conocer más Humo del que salga de tus fogones.

Para profundizar en más detalles, quedo a vuestra disposición. Si dispones de 6 minutos más, te propongo que mires este cortometraje de animación premiado en los Goya.

Conócenos en www.cuiner.com

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