Para un restaurante o cualquier otro establecimiento ligado al servicio de la hostelería, el control del stock en el almacén es esencial. Lo es para garantizar optimizar costes, para ofrecer un nivel de calidad adecuado, para garantizar la experiencia del cliente y para evitar desperdicios alimentarios. En definitiva, para garantizar la operatividad y continuidad del negocio y mantener un buen servicio.
Pero, ¿cómo controlar el stock de un almacén adecuadamente?
No es fácil llevar la cuenta de los víveres consumidos o de los que debe abastecer el negocio próximamente, especialmente cuando hay frescos de por medio y la probabilidad de rotura aumenta. El día a día de un negocio de restauración y hostelería es frenético, y ese ritmo a menudo deja escaso margen al análisis, la planificación y la previsión.
Esta es una de las principales razones por las que muchos establecimientos recurren a soluciones tecnológicas, diseñadas para evitar el error humano o ganar tiempo mediante la anticipación.
Estas son cinco herramientas indicadas para gestionar eficazmente el inventario:
- Inventory Management Systems o IMS: Permiten el registro, seguimiento y control de entradas y salidas de productos. Además, presentan funcionalidades muy útiles como alertas de reposición, control de caducidades, valorización del inventario o trazabilidad de los productos. Existen muchas alternativas en el mercado, algunas de ellas adaptadas a grandes cadenas de suministro, otras, a negocios más modestos o familiares.
- GStock → permite un control detallado del inventario, incluyendo seguimiento de entradas y salidas de productos, control de caducidades, valorización del inventario y trazabilidad de los productos. Estas características son fundamentales para un IMS, facilitando la optimización de costes y la reducción de desperdicios alimentarios.
- MarketMan → Muy popular entre restaurantes y caterings. Controla inventario, compras, costes y proveedores.
- Apicbase → Solución potente de gestión de inventario con enfoque en cocina profesional y trazabilidad.
- SimpleOrder (ahora parte de Upserve) → Adaptada a medianos restaurantes, con control de stock, compras y precios.
- Revo Xef → Muy utilizada en España, especialmente por su integración sencilla y panel intuitivo.
- Punto de Venta Integrado: Los denominados sistemas POS permiten la actualización automática del stock en función de las ventas. Esta cualidad reduce errores humanos y mejora la precisión de los datos.
- Square for Restaurants → Ideal para pequeños y medianos negocios, fácil de usar y con actualización automática del stock.
- Glop → POS español que integra la gestión de ventas con inventario y almacén.
- Loyverse POS → Gratuito para funciones básicas, con opción de pago para integrar inventario.
- Lightspeed Restaurant → POS en la nube con funciones de inventario en tiempo real y análisis de ventas.
- Apps móviles y escáneres de código de barras: Agilizan el conteo físico durante el proceso de recepción de mercancías y algunas incluso permiten su sincronización con el IMS para una actualización en tiempo real.
- Zoho Inventory (con app móvil) → Permite escanear códigos, sincronizar inventario y hacer ajustes desde el móvil.
- MarketMan app móvil → Ideal para hacer inventarios desde el almacén con el móvil o tableta.
- Sortly → Muy visual e intuitiva, permite hacer inventarios con fotos y códigos de barras.
- Stock&Buy → Especialmente útil si se combina con venta en tienda y online.
- Herramientas analíticas y de control como los dashboards de KPI: Facilitan el monitoreo de indicadores clave para la gestión de almacenes en negocios de restauración, como por ejemplo la tasa de desperdicio, de productos críticos o de coste por plato, ticket medio o escandallo. Además, ayudan a identificar patrones de consumo en el establecimiento y ajustar la planificación de compras en función de los mismos.
- Power BI + integración con tu POS/IMS → Puedes crear dashboards personalizados conectando con tu sistema de stock.
- Apicbase Dashboard → Ya incluye paneles de KPI específicos para hostelería.
- Tableau con integración a tu ERP → Para usuarios avanzados o cadenas con estructuras más complejas.
- Tenzo → Plataforma de inteligencia para hostelería que unifica datos de ventas, personal, inventario y más.
- Software de planificación de la demanda: Predicen el consumo en base a datos históricos de ventas, estacionalidad y promociones del establecimiento. Su gran ventaja es que evitan tanto el sobre abastecimiento como las rupturas de stock. Algunos ERP especializados incluyen esta funcionalidad.
- Forecastly → Analiza datos históricos y genera previsiones para compras optimizadas.
- Blue Yonder (JDA) → Más orientado a cadenas o franquicias, con planificación avanzada.
- Quant Retail → Muy usado en retail y hostelería para ajustar compras a la demanda real.
- ERP como SAP Business One + Módulo de demanda → Para negocios más grandes o con varios locales.
Compartativa y cuadro resumen de herramientas de stock:
Todas estas soluciones permiten calcular el coste por ración, deducir automáticamente el consumo y aplicar un sistema efectivo de control de mermas y desperdicios. Esto último no solo es de vital importancia para el apoyo de las políticas de sostenibilidad de la marca y en la mejora de su branding, sino que se tornan indispensables en el nuevo marco regulatorio, cada vez más estrecho.
Otras recomendaciones prácticas son: automatizar las compras en una misma plataforma de venta, pues mejora la eficiencia operativa; aumentar la formación del personal de cocina y sala para que comprendan el sistema y lo utilicen correctamente, y llevar a cabo auditorías periódicas, tanto internas como externas, a través de inventarios para validar el sistema y detectar brechas.
Gestión eficaz del almacén y Ley de desperdicio alimentario
La Ley 7/2022, de 8 de abril, de residuos y suelos contaminados para una economía circular, dio pie al posterior desarrollo la Ley 1/2025, de 1 de abril, de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario, aprobada hace escasos días.
Dicha legislación española exige a empresas del sector a:
1. Reducir el desperdicio de alimentos en todas las fases del proceso.
2. Disponer de un plan de prevención del desperdicio alimentario.
3. Priorizar el uso alternativo de alimentos como fase previa a su eliminación.
4. Llevar un registro del volumen de alimentos desperdiciados.
5. Implementar medidas de trazabilidad y etiquetado adecuado.
La norma establece, además, que cuando se desechen alimentos, debe priorizarse la donación o distribución de alimentos para el consumo humano mediante colectivos u organizaciones sociales. Y que las empresas de restauración y hostelería deben facilitar a la clientela que se lleve los alimentos no consumidos.
Las herramientas de control de stock en los restaurantes resultan así esenciales para aquellas empresas que deben cumplir con estos requisitos legales.
Porque… ¿cómo ayudan las herramientas de gestión de stock a cumplir con esta ley?
Como hemos dicho, mediante sistemas de gestión de inventario para los registros precisos de entradas, salidas y caducidades; herramientas de control de mermas y desperdicios o el etiquetado para su trazabilidad digital, pues garantiza un control de lotes, caducidades y fechas de recepción y asegura el cumplimiento en la gestión de alimentos destinados a donación o subproductos (uso animal, compostaje, etc.).
Implementar estas herramientas demuestra, de hecho, el compromiso del restaurante con la sostenibilidad y el cumplimiento normativo. Y es, a día de hoy, una de las mejores formas de documentar las acciones de prevención ante una inspección administrativa. Tanto es así que lo normal es que hoy, todo restaurante que se tome en serio el desperdicio alimentario, diseñe su plan de prevención alineado con la normativa y basado en el uso de este tipo de herramientas tecnológicas.
